Przy rozpoczynaniu działalności e-commerce, jednym z kluczowych obowiązków przedsiębiorcy jest zadbanie o odpowiednią dokumentację, która nie tylko zapewni transparentność zasad funkcjonowania sklepu z punktu widzenia klientów, ale również zagwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami o ochronie danych osobowych.
Jednym z rozwiązań, które na pierwszy rzut oka może wydawać się dobrym pomysłem, jest skorzystanie z platform oferujących gotowe szablony dokumentacji prawnej. Takie usługi zapewniają przedsiębiorcom szybki dostęp do niezbędnych dokumentów, które można dostosować do specyfiki swojego sklepu internetowego.
Gotowe szablony, są z pozoru tak wygodne, że „prawie nie trzeba poświęcać im większej uwagi”. Należy jednak zaznaczyć, że korzystanie z nich może prowadzić do sytuacji, w której zapisy nie będą w pełni odpowiadały rzeczywistym potrzebom przedsiębiorcy lub, co gorsza, nie będą zgodne z obowiązującymi przepisami.
Poniżej skupiliśmy się na sześciu kluczowych kwestiach, na które warto zwrócić uwagę, aby zminimalizować ryzyko związane z tworzeniem dokumentacji dla strony internetowej.
Brak świadomości o obowiązkach
Korzystanie przez przedsiębiorców z gotowych szablonów może skutkować brakiem pełnej świadomości co do zakresu obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.
Przedsiębiorcy mają m.in. obowiązek informowania klientów o celach i podstawach przetwarzania danych, przysługujących im prawach oraz zapewnienia przejrzystości w zakresie gromadzenia i wykorzystywania informacji. Ponadto są zobowiązani do reagowania na żądania osób, których dane dotyczą w określonym terminie. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym wysokimi karami finansowymi.
Brak starannej analizy dokumentacji może prowadzić do sytuacji, w której przedsiębiorca nie tylko nie wdroży wymaganych środków ochrony danych, ale nawet nie będzie świadomy, że pewne obowiązki go dotyczą.
Brak procedur i postanowień dostosowanych do charakteru działalności
Każdy sklep internetowy charakteryzuje się swoją unikalną organizacją i specyfiką działalności, co sprawia, że gotowa dokumentacja RODO może nie uwzględniać wszystkich istotnych kwestii, w tym tych, które umożliwiają zgodny z prawem rozwój i skalowanie biznesu.
Przykładowo, jeżeli w ramach obsługi klienta przedsiębiorca umożliwia mu kontakt za pomocą formularza, podane dane powinny być wykorzystane wyłącznie do udzielania odpowiedzi na zapytanie. Nie można użyć ich w celu wysyłki newslettera bez podjęcia odpowiednich czynności np. zebrania zgody.
Nie można również zapomnieć, że wszystkie te zasady i działania powinny być przejrzyście opisane np. w polityce prywatności, tak aby klient mógł w łatwy sposób się z nimi zapoznać. Bez dostosowania dokumentacji niektóre informacje mogą zostać pominięte, co oznacza, że klient nie otrzyma pełnych danych wymaganych przez RODO.
Przetwarzanie zbyt dużej ilości danych osobowych
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, przedsiębiorcy powinni przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Automatycznie generowane dokumenty mogą zawierać ogólne zapisy dotyczące przetwarzania danych, które nie uwzględniają tej zasady. W efekcie przedsiębiorca może zbierać dane, które nie są potrzebne do świadczenia usług i narazić się nie tylko na utratę zaufania swoich klientów, ale również kary nakładane przez organ nadzorczy.
Nieprawdziwe dane kontaktowe lub brak ich podania
W przypadku automatycznie generowanej dokumentacji istnieje ryzyko, że zostaną w nich podane nieprawidłowe dane kontaktowe administratora lub inspektora ochrony danych, co może uniemożliwić osobom, których dane dotyczą, skuteczną realizację ich praw wynikających z RODO, takich jak prawo dostępu do danych, ich sprostowania czy usunięcia. W celu zapewnienia zgodności z przepisami konieczne jest, aby podawane dane kontaktowe były prawdziwe, aktualne i łatwo dostępne.
Brak kontroli nad podmiotami przetwarzającymi dane
Przepisy zobowiązują przedsiębiorców do monitorowania i zarządzania podmiotami, które przetwarzają dane osobowe w ich imieniu. Korzystając z ogólnych szablonów, istnieje ryzyko, że administrator danych nie będzie w pełni świadomy, którym podmiotom powierza przetwarzanie danych osobowych i na jakiej podstawie. Podmioty te mogą nie spełniać standardów ochrony danych osobowych wymaganych przez RODO, co zwiększa ryzyko ich niewłaściwego przetwarzania.
Szczególną uwagę należy zwrócić również na podmioty spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), gdyż istnieje ryzyko, że nie stosują one procedur zgodnych z obowiązującymi w Polsce standardami ochrony danych osobowych.
Brak prawidłowego zabezpieczenia danych
Przetwarzanie danych osobowych wiąże się z odpowiedzialnością za ich bezpieczeństwo. Gotowe szablony oraz rozwiązania oferowane przez platformy mogą nie zawierać odpowiednich zapisów dotyczących środków technicznych i organizacyjnych, które powinny zostać wdrożone w celu ochrony danych. Niezabezpieczenie danych może prowadzić m.in. do ich wycieku, stwarzającego ryzyko wystąpienia naruszenia i poważnych konsekwencji prawnych dla administratora.
Podsumowanie
Gotowe szablony dokumentacji prawnej mogą stanowić pomocne narzędzie, jednak nie zwalniają przedsiębiorcy z odpowiedzialności za zgodność swoich działań z prawem. Należy pamiętać, że dokumentacja musi być zawsze dostosowana do specyfiki sklepu internetowego oraz opisywać wdrożone, zgodne z przepisami, procedury. Dbałość o szczegóły i odpowiedzialne podejście do kwestii ochrony danych to kluczowe elementy sukcesu w e-commerce.
Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoja dokumentacja spełnia wszystkie wymogi prawne lub potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu jej do indywidualnych potrzeb, jako specjaliści w zakresie ochrony danych osobowych, chętnie służymy pomocą. Oferujemy kompleksowe doradztwo, w tym pomoc w tworzeniu i dostosowywaniu dokumentacji oraz zapewnienie, że Twoje działania są zgodne z obowiązującymi wymogami, minimalizując ryzyko w zakresie ochrony danych.
