iSecure logo
Blog

Pomoc humanitarna dla obywatelek i obywateli Ukrainy a RODO

W związku z toczącą się wojną w Ukrainie pojawiło się bardzo wiele fantastycznych osób, chcących pomóc obywatelkom i obywatelom tego kraju, w tym tak dla nich trudnym czasie. Zrodziło się pytanie, jak tę pomoc uregulować pod kontem przetwarzania danych osobowych, aby była ona zgodna z prawem, a zarazem, aby to prawo nie utrudniało możliwości jej udzielenia.

Pamiętajmy, że RODO nie ma zastosowania do osób fizycznych chcących nieść pomoc w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze, ale jeżeli chcesz już zorganizować szerszą pomoc, np. organizujesz bazę miejsc noclegowych w prywatnych mieszkaniach lub organizujesz tę pomoc jako podmiot gospodarczy, to musisz tutaj pamiętać również (niestety) o RODO.

W przypadku przetwarzania danych osobowych osób z Ukrainy potrzebujących pomocy, czy innych osób chcących tej pomocy udzielić, należy stosować te same procedury, które wykorzystujemy przy przetwarzaniu danych osobowych w związku z bieżącą działalnością. Utrudnieniem może być fakt, że proces przetwarzania danych związanych z bieżącą działalnością mamy już opracowany, prawdopodobnie wielokrotnie przeaudytowany, opisany w wielu dokumentach, dokonaliśmy też oceny ryzyka w związku z przetwarzaniem tychże danych. Nowy proces, jakim jest pomoc Ukrainie, jest dla większości nową czynnością przetwarzania danych, nad którą nie mamy czasu się zastanowić, przygotować jej zgodnie z obowiązującymi procedurami, ponieważ pomoc Ukrainie jest potrzebna tu i teraz.

Kwestiami, które mogą w jakiś sposób utrudnić przetwarzanie danych, a tym samym wydłużyć proces niesienia pomocy, jest chęć przetwarzania danych, które możliwe jest wyłącznie w oparciu o zgodę na ich przetwarzanie (art. 6 ust. 1 lit. „a” RODO). Przykładem przetwarzania, które oparte może być wyłącznie o zgodę, jest rozpowszechnianie wizerunku. W związku z tym, decydując się na publikację np. w mediach społecznościowych, zdjęć osób potrzebujących pomocy, pamiętajmy, że na takie działanie konieczna będzie zgoda osoby, której wizerunek dotyczy lub opiekuna prawnego w przypadku wizerunku dzieci. Zgoda oczywiście może być udzielona w dowolnej formie, ale musimy być w stanie wykazać, że została udzielona.

Na szczęście do przetwarzania pozostałych danych, podczas organizacji pomocy, mamy inne przesłanki umożliwiające ich przetwarzanie, bez konieczności zbierania zgód. Przetwarzanie możemy oprzeć na:

  • 6 ust. 1 lit. d) – przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, tj. interesów związanych z ochroną życia lub interesów ważnych z punktu widzenia osoby, której dane dotyczą
  • 6 ust. 1 lit. f) – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, jakimi jest niesienie pomocy

dodatkowo w przypadku podmiotów publicznych:

  • 6 ust. 1 lit. e) – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, jakim jest niesienie pomocy

jeżeli przetwarzane miałyby być szczególne kategorie danych, np. dane o stanie zdrowia, to można je oprzeć oczywiście na zgodzie (art. 9 ust. 2 lit. a) RODO), ale również można skorzystać z przesłanki:

  • 9 ust. 2 lit. e) – przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą

Obowiązkiem, o którym musimy pamiętać, jest poinformowanie osób, których dane będziemy przetwarzać, o szczegółach przetwarzania ich danych, w szczególności:

  • kto jest administratorem danych osobowych (nazwa + dane kontaktowe)
  • jakie dane są przetwarzane
  • celach przetwarzania danych i podstawie prawnej
  • ewentualnych odbiorcach danych lub o kategoriach tych odbiorców
  • okresie przez jaki dane będą przetwarzane
  • przysługujących prawach
  • informacji na temat ewentualnego przekazania danych do państwa trzeciego
  • gdy dane zostały pozyskane z innego źródła, niż osoba, której dane dotyczą, to informację na temat tego źródła

Informację taką możemy przekazać w każdej możliwej formie, czy to elektronicznej czy tradycyjnej, możliwe jest też zamieszczenie jej w ogólnie dostępnym miejscu – pamiętajmy, że w takim przypadku priorytetem jest niesienie pomocy. W związku z tym, że informacja powinna być zrozumiała dla osób, których dane będą przetwarzana, powinna być przygotowana również w języku, którym posługują się osoby, których dane będą przetwarzane. W przypadku obywatelek i obywateli Ukrainy może to być język ukraiński lub rosyjski.

Pobierz wpis w wersji pdf

Podobne wpisy:

Kluczem do zrozumienia istoty opisywanego pojęcia jest zrozumienie poszczególnych składników składających się na coś na kształt definicji zbioru doraźnego.

Czy musimy mieć zgodę na ciasteczka? Wskazówek irlandzkiego organu ciąg dalszy

Kontynuujemy wpis z ubiegłego miesiąca. Opisałem w nim wnioski z dokonanego przez Irlandzki Organ Ochrony Danych Osobowych (IDPC – Irish Data Protection Commision) audytu stron internetowych 38 administratorów danych. Teraz nadszedł czas na przedstawienie wskazówek, jakie zaprezentował wspomniany organ. Wstępne rozważania organu o plikach śledzących Na wstępie IDPC zaznacza, że nie tylko ciasteczkami człowiek żyje. […]

Raportować incydenty – czyli łatwo powiedzieć a coraz trudniej zapanować – analiza projektu ustawy o systemach sztucznej inteligencji i nowego podejścia PUODO

Projekt ustawy o systemach sztucznej inteligencji zakłada wprowadzenie kompleksowych regulacji dotyczących bezpieczeństwa AI. Jednym z kluczowych elementów ma być nowy system zgłaszania poważnych incydentów. Ze względu na przewidziane wysokie kary za naruszenia, warto już teraz przeanalizować proponowane wymogi i rozpocząć przygotowania do ich wdrożenia. Ograniczony zakres podmiotowy Projektowane przepisy nie obejmą wszystkich podmiotów wykorzystujących AI. […]

Panie, u mnie w firmie się nie przetwarza żadnych danych osobowych…

RODO obowiązuje już od blisko sześciu i pół roku. Choć oczywiście wiemy o praktyce stosowania tych przepisów dużo więcej niż w końcu maja 2018 roku, to nadal spotykamy sytuacje, które mogą zaskakiwać. Jedną z nich jest niedawne nałożenie przez francuski organ ochrony danych CNIL znacznych (150 i 250 tysięcy Euro) kar na dwie francuskie spółki […]

Zapis do newslettera
Dodanie e-maila i potwierdzenie "Zapisz się" oznacza zgodę na przetwarzanie przez iSecure Sp. z o.o. podanego adresu e-mail w celu wysyłania newslettera o usługach, wydarzeniach, czy innych działaniach dotyczących naszej Spółki