iSecure logo
Blog

Cold mailing a regulacje RODO i nowe Prawo Komunikacji Elektronicznej

Cold mailing, czyli wysyłanie masowych (najczęściej) wiadomości elektronicznych o charakterze marketingowym, jest popularnym narzędziem w budowaniu relacji biznesowych i pozyskiwaniu klientów. Niemniej, w świetle przepisów RODO i nowej ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE), prowadzenie działań marketingowych w tej formie wymaga dużej ostrożności oraz zachowania zgodności z regulacjami prawnymi.

RODO a cold mailing

RODO wprowadziło rygorystyczne zasady przetwarzania danych osobowych, w tym także w celach marketingowych. Jedną z podstaw przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda ta musi być:

  • Dobrowolna – odbiorca nie może być zmuszony do jej udzielenia.
  • Świadoma – osoba musi rozumieć cel przetwarzania jej danych.
  • Jednoznaczna – wymagana jest wyraźna zgoda, a nie domniemanie.
  • Możliwa do udokumentowania – przedsiębiorca musi wykazać, że zgoda została udzielona.

W przypadku cold mailingu, zwłaszcza gdy kontakt dotyczy nowych klientów, trudno jest uzyskać uprzednią zgodę, co znacząco ogranicza możliwość legalnego przetwarzania danych. Co więcej, samo umieszczenie danych kontaktowych w publicznie dostępnych źródłach, takich jak strona internetowa czy katalog, nie oznacza zgody na ich wykorzystanie w celach marketingowych – potwierdza to m.in. decyzja UOKiK nr DDK 11/2011.

Nowe Prawo Komunikacji Elektronicznej

W dniu 10 listopada 2024 r. weszła w życie ustawa Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE), która wprowadza spójne i zaostrzone zasady dotyczące zgód marketingowych. Zgodnie z art. 398 PKE, wszelkie działania marketingowe przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych – takich jak e-mail, SMS czy telefon – wymagają uprzedniej zgody odbiorcy. PKE zastąpiło wcześniejsze przepisy zawarte w ustawach: prawo telekomunikacyjne oraz o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wprowadzone zmiany szczególnie istotne są dla przedsiębiorców, korzystających z narzędzi automatyzacji w marketingu, takich jak interesujący nas w niniejszym artykule cold mailing.

Praktyczne przykłady zgodnego z prawem cold mailingu

  • W formularzach rejestracyjnych należy zapewnić możliwość wyrażenia zgody na przesyłanie treści marketingowych. Ważne, by zgoda była dobrowolna i wyraźna, np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru.
  • Ograniczenie formy komunikacji tak, aby wiadomość nie nosiła znamion marketingu, a jedynie zaproszenie do kontaktu. Taki komunikat powinien być neutralny i nie nosić znamion działań reklamowych oraz spełniać wszystkie przesłanki wynikające z PKE oraz RODO (np. zawierać klauzulę informacyjną).

Należy pamiętać, że w razie kontroli UODO podmiot, który przetwarza dane osobowe (takie jak np. adres e-mail, który w wielu przypadkach pozwala na identyfikację konkretnej osoby) musi być w stanie wykazać podstawę prawną tego przetwarzania. Co więcej, w każdym przypadku należy uwzględnić prawo odbiorcy do sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych (a w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – możliwość jej swobodnego wycofania).

Konsekwencje naruszeń przepisów

  • Kary finansowe

Zgodnie z RODO, za naruszenia dotyczące przetwarzania danych osobowych Prezes UODO może nałożyć kary administracyjne sięgające 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Zgodnie z PKE za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących działań marketingowych podejmowanych przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, Prezes UKE może nałożyć kary finansowe do 3% przychodu uzyskanego przez daną firmę w ubiegłym roku kalendarzowym

  • Utrata reputacji

Naruszenia przepisów mogą prowadzić do negatywnych skutków wizerunkowych. Utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych nie tylko osłabia pozycję rynkową, ale może także znacząco wpłynąć na przyszłe możliwości rozwoju firmy.

  • Roszczenia klientów

Odbiorcy, których dane przetwarzano niezgodnie z przepisami, mogą dochodzić swoich praw, w tym odszkodowań za poniesione szkody. To może generować dodatkowe koszty prawne i finansowe, a także konieczność prowadzenia sporów sądowych.

Podsumowanie

Cold mailing, mimo swojej popularności, staje się coraz bardziej wymagający w świetle przepisów RODO i nowego Prawa Komunikacji Elektronicznej. Aby prowadzić skuteczne i zgodne z prawem działania marketingowe, przedsiębiorcy muszą zadbać o uzyskanie i odpowiednie dokumentowanie zgód odbiorców. Nieprzestrzeganie przepisów wiąże się z poważnymi konsekwencjami – od wysokich kar finansowych, przez utratę reputacji, po roszczenia klientów. Dlatego zgodność z prawem powinna być traktowana jako fundament każdej strategii marketingowej, a działania muszą być realizowane w sposób transparentny i odpowiedzialny.

Podobne wpisy:

Wykorzystywanie prywatnego komputera w celach służbowych – jak uregulować?

Korzystanie z prywatnego komputera do celów służbowych jest dość powszechne, zwłaszcza w przypadku osób pracujących zdalnie lub prowadzących własne firmy (współpracujących na podstawie kontraktów B2B). Jest to praktyka, która pozwala pracownikom na używanie swojego prywatnego sprzętu do wykonywania obowiązków związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Przedsiębiorca powinien tę kwestię uregulować w swojej organizacji i albo zakazać takiej praktyki, albo dopuścić, ale pod pewnymi warunkami.

Jak przetwarzać dane - poradnik (cz. III)

Jak przetwarzać dane – poradnik (cz. III)

W ostatnich dwóch poradnikach z cyklu „Jak przetwarzać dane” przedstawiliśmy i krótko opisaliśmy Wam dwie z pięciu przesłanek, umożliwiających przetwarzanie danych tzw. „zwykłych” zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Jak się zapewne domyślacie, w tej części poradnika przedstawimy Wam kolejną, trzecią już, przesłankę legalizującą przetwarzanie danych (w praktyce ustawodawca w art. 23 ust. 1 pkt. 3 określił na dobrą sprawę dwie sytuacje legalizujące przetwarzanie danych).

Nowe podstawy zgód marketingowych, czyli Prawo Komunikacji Elektronicznej „IN FORCE”

W dniu 10 listopada 2024 r. zaczęły obowiązywać przepisy nowej ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 1221) – Prawa Komunikacji Elektronicznej (PKE), która spowodowała ewolucję w zasadach prowadzenia działań marketingowych. Zmiany spowodowane wejściem w życie PKE powinny stanowić kluczowy kierunek dla firm w projektowaniu i planowaniu procesów związanych z promocją, […]

Zapis do newslettera
Dodanie e-maila i potwierdzenie "Zapisz się" oznacza zgodę na przetwarzanie przez iSecure Sp. z o.o. podanego adresu e-mail w celu wysyłania newslettera o usługach, wydarzeniach, czy innych działaniach dotyczących naszej Spółki