iSecure logo
Blog

Cold mailing a regulacje RODO i nowe Prawo Komunikacji Elektronicznej

Cold mailing, czyli wysyłanie masowych (najczęściej) wiadomości elektronicznych o charakterze marketingowym, jest popularnym narzędziem w budowaniu relacji biznesowych i pozyskiwaniu klientów. Niemniej, w świetle przepisów RODO i nowej ustawy Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE), prowadzenie działań marketingowych w tej formie wymaga dużej ostrożności oraz zachowania zgodności z regulacjami prawnymi.

RODO a cold mailing

RODO wprowadziło rygorystyczne zasady przetwarzania danych osobowych, w tym także w celach marketingowych. Jedną z podstaw przetwarzania danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda ta musi być:

  • Dobrowolna – odbiorca nie może być zmuszony do jej udzielenia.
  • Świadoma – osoba musi rozumieć cel przetwarzania jej danych.
  • Jednoznaczna – wymagana jest wyraźna zgoda, a nie domniemanie.
  • Możliwa do udokumentowania – przedsiębiorca musi wykazać, że zgoda została udzielona.

W przypadku cold mailingu, zwłaszcza gdy kontakt dotyczy nowych klientów, trudno jest uzyskać uprzednią zgodę, co znacząco ogranicza możliwość legalnego przetwarzania danych. Co więcej, samo umieszczenie danych kontaktowych w publicznie dostępnych źródłach, takich jak strona internetowa czy katalog, nie oznacza zgody na ich wykorzystanie w celach marketingowych – potwierdza to m.in. decyzja UOKiK nr DDK 11/2011.

Nowe Prawo Komunikacji Elektronicznej

W dniu 10 listopada 2024 r. weszła w życie ustawa Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE), która wprowadza spójne i zaostrzone zasady dotyczące zgód marketingowych. Zgodnie z art. 398 PKE, wszelkie działania marketingowe przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych – takich jak e-mail, SMS czy telefon – wymagają uprzedniej zgody odbiorcy. PKE zastąpiło wcześniejsze przepisy zawarte w ustawach: prawo telekomunikacyjne oraz o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Wprowadzone zmiany szczególnie istotne są dla przedsiębiorców, korzystających z narzędzi automatyzacji w marketingu, takich jak interesujący nas w niniejszym artykule cold mailing.

Praktyczne przykłady zgodnego z prawem cold mailingu

  • W formularzach rejestracyjnych należy zapewnić możliwość wyrażenia zgody na przesyłanie treści marketingowych. Ważne, by zgoda była dobrowolna i wyraźna, np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru.
  • Ograniczenie formy komunikacji tak, aby wiadomość nie nosiła znamion marketingu, a jedynie zaproszenie do kontaktu. Taki komunikat powinien być neutralny i nie nosić znamion działań reklamowych oraz spełniać wszystkie przesłanki wynikające z PKE oraz RODO (np. zawierać klauzulę informacyjną).

Należy pamiętać, że w razie kontroli UODO podmiot, który przetwarza dane osobowe (takie jak np. adres e-mail, który w wielu przypadkach pozwala na identyfikację konkretnej osoby) musi być w stanie wykazać podstawę prawną tego przetwarzania. Co więcej, w każdym przypadku należy uwzględnić prawo odbiorcy do sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych (a w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – możliwość jej swobodnego wycofania).

Konsekwencje naruszeń przepisów

  • Kary finansowe

Zgodnie z RODO, za naruszenia dotyczące przetwarzania danych osobowych Prezes UODO może nałożyć kary administracyjne sięgające 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa. Zgodnie z PKE za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących działań marketingowych podejmowanych przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, Prezes UKE może nałożyć kary finansowe do 3% przychodu uzyskanego przez daną firmę w ubiegłym roku kalendarzowym

  • Utrata reputacji

Naruszenia przepisów mogą prowadzić do negatywnych skutków wizerunkowych. Utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych nie tylko osłabia pozycję rynkową, ale może także znacząco wpłynąć na przyszłe możliwości rozwoju firmy.

  • Roszczenia klientów

Odbiorcy, których dane przetwarzano niezgodnie z przepisami, mogą dochodzić swoich praw, w tym odszkodowań za poniesione szkody. To może generować dodatkowe koszty prawne i finansowe, a także konieczność prowadzenia sporów sądowych.

Podsumowanie

Cold mailing, mimo swojej popularności, staje się coraz bardziej wymagający w świetle przepisów RODO i nowego Prawa Komunikacji Elektronicznej. Aby prowadzić skuteczne i zgodne z prawem działania marketingowe, przedsiębiorcy muszą zadbać o uzyskanie i odpowiednie dokumentowanie zgód odbiorców. Nieprzestrzeganie przepisów wiąże się z poważnymi konsekwencjami – od wysokich kar finansowych, przez utratę reputacji, po roszczenia klientów. Dlatego zgodność z prawem powinna być traktowana jako fundament każdej strategii marketingowej, a działania muszą być realizowane w sposób transparentny i odpowiedzialny.

Podobne wpisy:

Jak bezpiecznie utylizować i wymieniać sprzęt z danymi osobowymi?

Utylizacja lub oddanie starego sprzętu firmowego, na którym przechowywane były dane osobowe, wymaga szczególnej ostrożności, aby zapewnić bezpieczeństwo tych danych. Jeśli sprzęt nie jest odpowiednio wyczyszczony, może dojść do wycieku danych, co stanowi naruszenie przepisów ochrony danych osobowych. Poniżej prezentuję kluczowe kwestie, o których należy pamiętać, aby zachować bezpieczeństwo danych osobowych: Zabezpieczenie danych przed utylizacją […]

Jak budować zaufanie klientów poprzez transparentność w zakresie ochrony danych osobowych?

Ochrona danych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także fundament budowania zaufania i lojalności wśród klientów. W miarę jak konsumenci stają się coraz bardziej świadomi swoich praw do prywatności, organizacje muszą zdawać sobie sprawę, że skuteczna ochrona danych osobowych jest kluczowa dla zachowania wiarygodności marki i utrzymywania trwałych relacji z klientami. Transparentna komunikacja […]

Współpraca z procesorem w praktyce – kilka ważnych kwestii

W dzisiejszym artykule nie będziemy skupiać się na samym pojęciu procesora oraz kwestiach związanych z trudnościami w ustaleniu, czy dany podmiot jest procesorem, czy też nie. Skupimy się natomiast na opisaniu etapów, jakie wiążą się ze współpracą z procesorami oraz przydatnej w tej współpracy dokumentacji. Wybieramy procesora (podmiot przetwarzający) Zgodnie z RODO powierzając dane osobowe […]

Zapis do newslettera
Dodanie e-maila i potwierdzenie "Zapisz się" oznacza zgodę na przetwarzanie przez iSecure Sp. z o.o. podanego adresu e-mail w celu wysyłania newslettera o usługach, wydarzeniach, czy innych działaniach dotyczących naszej Spółki